Termini e condizioni di servizio

1Chi siamo e definizioni

DealerOrbit è fornito da Quantum Vibes di Nicola Condoluci, Via Nicola Manfroce, 89122 Reggio Calabria (RC), P.IVA 02558130809 , C.F. CNDNCL77M31L063U – email info@quantumvibes.it – PEC nicola.condoluci@pec-legal.it (di seguito «Fornitore» o «noi»).

• Cliente: l'impresa o il professionista che si registra e sottoscrive un piano DealerOrbit.
• Utenti: le persone autorizzate dal Cliente ad accedere al proprio spazio (titolari, venditori, addetti, collaboratori).
• Servizio: la piattaforma DealerOrbit accessibile da https://dealercar.quantumvibes.it, con dashboard, API, plugin per siti WordPress e funzioni collegate.
• Dati del Cliente: tutte le informazioni inserite, importate o generate nello spazio del Cliente (veicoli, foto, video, clienti, richieste, preventivi, contenuti pubblicati).

2Il servizio

DealerOrbit è un software in abbonamento (SaaS) per gestire l'attività automotive. A seconda del piano può comprendere:

• stock veicoli, banca dati marche, modelli e versioni, inserimento dalla targa;
• studio foto (scontorno e sfondi) e video automatici;
• CRM, richieste e preventivi, vendite, noleggio, officina e post-vendita;
• marketing e pubblicazione su portali, cataloghi e canali social;
• siti web collegati e funzioni di intelligenza artificiale.

Le funzioni incluse, i limiti d'uso (ad esempio numero di veicoli, utenti, ricerche targa o crediti AI) e i prezzi sono quelli del piano scelto, indicati in fase di registrazione e nella sezione Abbonamento della dashboard. Il Servizio evolve nel tempo: possiamo aggiungere, migliorare o sostituire funzioni, senza ridurre in modo sostanziale quelle essenziali del piano in corso.

3Registrazione e account

Il Cliente fornisce dati veri, completi e aggiornati e garantisce che chi si registra ha il potere di vincolarlo. Il Cliente:

• sceglie gli Utenti e i loro permessi;
• risponde del loro operato come del proprio;
• custodisce le credenziali di accesso.

Ogni accesso non autorizzato o sospetto va segnalato subito a info@quantumvibes.it.

4Prova gratuita, piani e pagamenti

• Prova gratuita. Dove prevista, la prova ha la durata indicata in fase di registrazione. Al termine, il Servizio prosegue solo se il Cliente attiva un piano a pagamento; in caso contrario lo spazio viene sospeso e i dati sono trattati come descritto al punto 14.
• Pagamenti. I canoni si pagano in anticipo, con cadenza mensile o annuale, tramite il fornitore di pagamenti indicato in dashboard (Stripe). Sono incluse le imposte dovute per legge e la fattura elettronica viene emessa a ogni pagamento.
• Servizi a consumo e crediti. Alcune funzioni, come le ricerche dalla targa, si pagano con crediti prepagati. Il Cliente acquista pacchetti di crediti dalla dashboard (Abbonamento → Crediti servizi) o li riceve inclusi in un'offerta Quantum Vibes. Il costo in crediti di ogni servizio è indicato in dashboard prima dell'uso. I crediti si scalano solo quando il servizio restituisce un risultato: una ricerca senza esito viene riaccreditata e una targa già cercata non costa nulla. Il listino dei crediti può cambiare con le stesse regole delle variazioni di prezzo; i crediti già acquistati restano validi. I crediti non scadono finché l'account è attivo, non sono rimborsabili né convertibili in denaro, salvo i casi previsti dalla legge, e decadono alla fine del rapporto (punto 14). Alcune funzioni possono avere anche limiti mensili, indicati nel piano.
• Mancato pagamento. Possiamo sospendere il Servizio dopo un avviso e un periodo di tolleranza. Riattiviamo il Servizio non appena il pagamento è regolarizzato.
• Variazioni di prezzo. Le comunichiamo con almeno 30 giorni di anticipo e valgono dal rinnovo successivo. Il Cliente può disdire prima che entrino in vigore.

5Durata, rinnovo e disdetta

L'abbonamento dura per il periodo scelto (mese o anno) e si rinnova automaticamente per un periodo uguale. Il Cliente può disdire in qualsiasi momento dalla dashboard: la disdetta ha effetto alla fine del periodo già pagato e non sono previsti rimborsi per frazioni di periodo, salvo i casi previsti da questi termini o dalla legge. Il cambio di piano verso l'alto ha effetto immediato, con addebito proporzionale; verso il basso ha effetto dal rinnovo successivo.

6Uso consentito

Il Cliente usa il Servizio nel rispetto della legge e di questi termini. In particolare non deve:

• pubblicare annunci ingannevoli o non veritieri (prezzo, chilometraggio, condizioni, provenienza del veicolo) o violare le norme sulla pubblicità e sulla tutela dei consumatori;
• inviare comunicazioni commerciali senza un valido consenso o un'altra base giuridica;
• caricare contenuti illeciti, offensivi o che violano diritti di terzi (immagini, marchi, testi);
• tentare di accedere a spazi di altri clienti, aggirare limiti tecnici o di piano, eseguire test di carico o di sicurezza non autorizzati, copiare o rivendere il Servizio o le banche dati;
• usare sistemi automatici per estrarre dati dal Servizio oltre le API e i feed messi a disposizione.

7Contenuti e dati del Cliente

I Dati del Cliente restano di sua proprietà. Il Cliente ci concede una licenza limitata, non esclusiva e gratuita a ospitarli, elaborarli e trasmetterli. La licenza vale solo per fornire il Servizio, ad esempio:

• pubblicare gli annunci sui portali e sui canali che il Cliente sceglie;
• generare foto, video e testi;
• produrre i feed per i cataloghi.

Il Cliente garantisce di avere i diritti sui contenuti che carica e di aver raccolto lecitamente i dati personali dei propri clienti, con le informative e i consensi necessari. Non usiamo i Dati del Cliente per scopi diversi dal Servizio. Possiamo usare dati aggregati e anonimi, che non identificano né il Cliente né le persone, per statistiche e per migliorare il Servizio.

8Servizi di terze parti

Alcune funzioni si appoggiano a servizi di terzi, tra cui:

• portali di annunci;
• Meta (Facebook, Instagram, catalogo veicoli e Marketplace);
• TikTok;
• Google Business Profile;
• il servizio di ricerca targhe;
• i fornitori di intelligenza artificiale;
• le banche dati pubbliche dei veicoli;
• i pagamenti.

Collegando un proprio account esterno, il Cliente autorizza DealerOrbit ad agire per suo conto nei limiti dei permessi concessi e si impegna a rispettare i termini e le regole pubblicitarie di quel servizio.

Non controlliamo questi servizi e non rispondiamo delle loro decisioni o dei loro malfunzionamenti, ad esempio:

• rifiuto o rimozione di un annuncio;
• limiti alla visibilità dei post;
• modifiche alle API;
• tempi di approvazione.

I dati tecnici dei veicoli provenienti da banche dati pubbliche o di terzi, e quelli ottenuti dalla targa, sono forniti «come sono». Il Cliente li verifica prima di pubblicare un annuncio.

9Intelligenza artificiale

Le funzioni AI generano proposte automatiche: descrizioni dei veicoli, testi e hashtag per i social, risposte, elaborazioni di immagini. Le proposte possono contenere errori o imprecisioni. Il Cliente le rivede prima di pubblicarle o inviarle e resta responsabile dei contenuti che decide di usare. Per generare i contenuti, i dati necessari, cioè i dati del veicolo e le istruzioni, vengono inviati al fornitore di AI indicato nell'Informativa sulla privacy.

10Disponibilità e assistenza

Facciamo il possibile perché il Servizio sia disponibile con continuità e lo proteggiamo con backup e misure di sicurezza adeguate. Possono esserci interruzioni per manutenzione, preferibilmente in orari di basso utilizzo e, se programmate, con preavviso in dashboard, oppure per cause non dipendenti da noi. L'assistenza è fornita via email e dalla dashboard, nei giorni lavorativi, con i tempi previsti dal piano.

Per risolvere una richiesta di assistenza o un problema tecnico, il personale autorizzato del Fornitore può accedere allo spazio del Cliente con le stesse funzioni del titolare. Ogni accesso è limitato nel tempo (2 ore), è visibile nello spazio del Cliente durante la sessione e le modifiche fatte vengono registrate nel registro attività con il nome dell'operatore.

11Proprietà intellettuale

Il software, le interfacce, i modelli grafici, i marchi DealerOrbit e la documentazione appartengono al Fornitore o ai suoi licenzianti. Il Cliente riceve un diritto d'uso non esclusivo e non trasferibile per la durata dell'abbonamento. I suggerimenti che il Cliente ci invia per migliorare il Servizio possono essere usati liberamente.

12Responsabilità

Rispondiamo dei danni causati da dolo o colpa grave. Per il resto, nei limiti consentiti dalla legge:

• non rispondiamo di danni indiretti, mancato guadagno, perdita di affari o di opportunità;
• la nostra responsabilità complessiva non supera quanto pagato dal Cliente nei 12 mesi precedenti l'evento.

Il Cliente risponde dei contenuti che pubblica, dell'uso del Servizio da parte dei suoi Utenti e del trattamento dei dati dei propri clienti. Il Cliente ci tiene indenni da pretese di terzi derivanti da violazioni di questi termini.

13Sospensione e risoluzione

Possiamo sospendere l'accesso, anche solo a singole funzioni, se:

• c'è un rischio per la sicurezza;
• c'è un uso illecito o contrario al punto 6;
• lo richiede un'autorità.

In caso di violazione grave o non rimediata entro 15 giorni dalla contestazione, possiamo risolvere il contratto ai sensi dell'art. 1456 c.c. Il Cliente può recedere se violiamo in modo grave i nostri obblighi e non rimediamo entro 15 giorni dalla sua segnalazione.

14Fine del rapporto ed esportazione dei dati

Alla fine dell'abbonamento, e anche quando la prova scade senza attivazione, lo spazio passa in sola lettura per 30 giorni: il Cliente può esportare i propri dati (veicoli, clienti, documenti) dalle funzioni di esportazione o chiederli via email. Trascorsi 90 giorni dalla fine del rapporto cancelliamo i Dati del Cliente, salvo:

• quelli che la legge ci obbliga a conservare, come i dati di fatturazione;
• le copie di backup, che si cancellano con il loro ciclo naturale di rotazione.

I collegamenti ai canali social e ai portali vengono disattivati e i relativi token cancellati. Gli eventuali crediti residui per i servizi a consumo decadono alla fine del rapporto.

15Protezione dei dati personali

Per i dati degli Utenti e del Cliente necessari a gestire il contratto (account, fatturazione, assistenza, sicurezza) siamo titolari del trattamento, come descritto nell'Informativa sulla privacy. Per i dati personali che il Cliente gestisce con DealerOrbit (i suoi clienti e contatti, richieste, preventivi, contratti, pratiche di officina) il Cliente è titolare e noi siamo responsabili del trattamento ai sensi dell'art. 28 del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR), secondo l'Accordo nell'Allegato A, che fa parte di questi termini.

16Modifiche ai termini

Possiamo aggiornare questi termini per motivi legali, tecnici o legati all'evoluzione del Servizio. Le modifiche rilevanti sono comunicate via email o in dashboard con almeno 30 giorni di anticipo. Se il Cliente non le accetta può disdire prima che entrino in vigore; altrimenti valgono dal rinnovo successivo. La versione in vigore è sempre pubblicata su questa pagina.

17Legge applicabile e foro

Questi termini sono regolati dalla legge italiana. Per ogni controversia è competente in via esclusiva il foro della sede del Fornitore (Reggio Calabria).

18Approvazione specifica

Ai sensi degli artt. 1341 e 1342 c.c., il Cliente dichiara di approvare specificamente queste clausole:

• 4 – sospensione per mancato pagamento, variazioni di prezzo, crediti non rimborsabili;
• 5 – rinnovo automatico e assenza di rimborsi;
• 8 – esclusione di responsabilità per servizi di terzi;
• 9 – contenuti generati con l'AI;
• 12 – limitazioni di responsabilità;
• 13 – sospensione e clausola risolutiva espressa;
• 14 – cancellazione dei dati;
• 16 – modifiche unilaterali;
• 17 – foro competente.

Allegato A – Accordo sul trattamento dei dati (art. 28 GDPR)

A.1 Oggetto e durata

Il Fornitore tratta per conto del Cliente i dati personali inseriti nel Servizio, al solo scopo di fornirlo, per tutta la durata del contratto e per il periodo indicato al punto 14.

• Interessati: clienti, potenziali clienti e contatti del Cliente, conducenti, intestatari dei veicoli.
• Dati: anagrafica e contatti, richieste e messaggi, preventivi e contratti, dati di finanziamento e permuta, targhe e telai, consensi.

A.2 Istruzioni

Il Fornitore tratta i dati solo su istruzione documentata del Cliente: queste condizioni e le impostazioni che il Cliente sceglie nel Servizio. Se un'istruzione appare contraria alla normativa, il Fornitore informa il Cliente.

A.3 Riservatezza e sicurezza

Le persone autorizzate al trattamento sono vincolate alla riservatezza. Il Fornitore adotta misure tecniche e organizzative adeguate (art. 32 GDPR), tra cui:

• separazione logica dei dati di ogni Cliente a livello di database;
• connessioni cifrate (HTTPS) e cifratura delle credenziali e dei token di accesso ai servizi esterni;
• controllo degli accessi basato su ruoli e permessi; accessi di assistenza a tempo e tracciati;
• registrazione delle operazioni rilevanti, backup periodici e aggiornamenti di sicurezza.

A.4 Sub-responsabili

Il Cliente autorizza in via generale il ricorso ai sub-responsabili elencati nell'Informativa sulla privacy. Il Fornitore comunica con almeno 15 giorni di anticipo le aggiunte o sostituzioni. Il Cliente può opporsi per motivi fondati e, se non si trova una soluzione, recedere. Ai sub-responsabili il Fornitore impone obblighi equivalenti a quelli di questo accordo.

A.5 Assistenza al Cliente

Il Fornitore aiuta il Cliente, nei limiti delle informazioni a sua disposizione, a:

• rispondere alle richieste degli interessati (accesso, rettifica, cancellazione, portabilità, opposizione). Molte operazioni sono disponibili direttamente in dashboard;
• svolgere valutazioni d'impatto;
• gestire i rapporti con l'autorità di controllo.

A.6 Violazioni dei dati

Il Fornitore informa il Cliente senza ingiustificato ritardo, e comunque entro 48 ore da quando ne è venuto a conoscenza, di ogni violazione dei dati personali che riguardi i suoi dati. Con l'avviso fornisce le informazioni disponibili per le notifiche previste dagli artt. 33 e 34 GDPR.

A.7 Trasferimenti extra UE

Se un sub-responsabile tratta dati fuori dallo Spazio economico europeo, il trasferimento avviene sulla base di una decisione di adeguatezza (incluso il Data Privacy Framework UE-USA) o delle clausole contrattuali tipo della Commissione europea.

A.8 Restituzione, cancellazione e verifiche

Alla fine del contratto il Fornitore consente l'esportazione dei dati e poi li cancella, come previsto al punto 14. Su richiesta motivata, il Fornitore mette a disposizione le informazioni necessarie a dimostrare il rispetto di questo accordo e consente verifiche, con preavviso ragionevole e senza compromettere la sicurezza o la riservatezza degli altri clienti.